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Factura a un cliente en otro país

La pregunta no es en qué país vive su cliente. Es dónde se localiza su prestación y si el cliente es empresario — y de esas dos respuestas sale todo lo demás.

Los tres casos, y cómo se distinguen

Uno: la operación lleva IVA español. Ocurre cuando la prestación se localiza en España — y con clientes particulares es más frecuente de lo que se cree, además de en los supuestos con regla especial de localización: trabajos sobre inmuebles, servicios prestados materialmente en un sitio, acceso a eventos.

Dos: inversión del sujeto pasivo. El caso típico de servicios entre empresarios de dos Estados miembros: usted no repercute el impuesto y el destinatario lo liquida en su país. Requiere que el cliente sea empresario y que pueda acreditarlo — es decir, un NIF-IVA válido, no un número copiado de un correo.

Tres: operación no sujeta. Cuando el destinatario empresario está fuera del territorio del impuesto — un cliente en Suiza, en Estados Unidos, en el Reino Unido. La mecánica se parece a la del caso dos, pero la mención en la factura no es la misma, porque la directiva europea no alcanza a un tercer país.

El error más común no es una casilla, es una suposición

Suponer que el tratamiento depende del domicilio del cliente. Depende de dónde se localiza la prestación y de en qué condición actúa el cliente. Un mismo cliente en Francia puede requerir tres facturas distintas según qué haya hecho usted para él y en calidad de qué lo contrata.

Por eso esta decisión se toma una vez —para su actividad, con su asesor— y después se aplica sin volver a pensarla. Quien no la resuelve, adivina en cada factura, y las respuestas no son compatibles entre sí.

Qué cambia en el papel

En el caso uno, la factura es como una nacional. En los casos dos y tres desaparece la cuota y aparecen tres cosas que en una factura nacional no existen: el número fiscal del cliente, la mención que explica por qué no hay impuesto, y —si factura en otra divisa— el tipo de cambio con su fecha. La lista completa está en requisitos de la factura.

Y la línea de IVA no se borra: se deja a 0,00 € con el motivo debajo. Una factura sin línea de impuesto parece incompleta; una con cero y una explicación parece una decisión.

Antes de emitir: compruebe el número

Si va a aplicar la inversión del sujeto pasivo, el NIF-IVA del cliente es la base de todo el tratamiento. Existe una consulta pública europea (el sistema VIES) que dice si el número está operativo. Dos minutos, y el resultado con la fecha archivado junto a la factura. Cómo se hace y qué significa cada respuesta está en NIF-IVA y operaciones intracomunitarias.

Si el cliente no puede dar un número, no está acreditado que sea empresario, y entonces no estamos en el caso dos. Es mejor saberlo antes de emitir que después.

La decisión se toma una vez, no en cada factura

El desgaste de facturar al extranjero no está en el mecanismo: está en volver a dudar cada vez. Quien no ha fijado su caso vuelve a buscar en internet en cada factura, y encuentra respuestas que se refieren a supuestos distintos del suyo.

Lo que funciona es media hora, una vez, con quien le lleva la contabilidad, y tres respuestas escritas: dónde se localiza mi prestación cuando el cliente es una empresa de otro Estado miembro; dónde se localiza cuando el cliente es un particular; y qué cambia si el cliente está fuera de la Unión. Con esas tres respuestas apuntadas, cada factura futura es una aplicación y no una investigación.

Es también la razón por la que estas páginas no le dan un número. Un número general sería falso para una parte de los lectores; una pregunta precisa vale más, porque se responde en diez minutos.

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