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NIF-IVA: formato, registro y comprobación
Es el dato del que depende todo el tratamiento de una factura intracomunitaria. Y es el que más veces se copia de un correo sin comprobarlo.
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Qué es y cómo se forma
El número de operador intracomunitario español se compone del prefijo
ES seguido del número de identificación fiscal: en total,
nueve caracteres detrás del prefijo, que según el tipo de sujeto empiezan o
acaban por una letra. Ejemplos de forma: ESB12345678,
ESX1234567X.
El prefijo no es decorativo. Un número sin prefijo es un número fiscal nacional; con prefijo es un número con el que se opera dentro de la Unión, y la diferencia es exactamente la que decide si su factura puede ir sin impuesto.
Estar en el registro no es automático
Para operar en el circuito intracomunitario hay que estar dado de alta en el registro de operadores intracomunitarios. No se obtiene por tener un número fiscal ni por facturar al extranjero una vez: es un alta que se solicita, y hasta que está hecha, el número no aparece como operativo en las consultas europeas.
Esto explica un problema que desconcierta a mucha gente: un cliente que existe, que está dado de alta y que paga, cuyo número «no sale» al consultarlo. No es que el cliente sea falso — es que no está en el registro, y entonces el fundamento de la inversión del sujeto pasivo no está acreditado. Se aclara antes de emitir, no después.
Cómo se comprueba, y qué significa cada respuesta
La Comisión Europea ofrece una consulta pública (el sistema VIES) en la que se introduce el país y el número. Tres resultados posibles, y conviene saber leerlos:
- Número válido, con nombre y dirección. El mejor caso. Compruebe que el nombre coincide con el que va a escribir en la factura: un cliente que usa una marca comercial está dado de alta con otra denominación.
- Número válido, sin nombre. Algunos Estados no publican los datos. El número está operativo; guarde la consulta con la fecha.
- Número no válido. No significa necesariamente que el cliente mienta: puede no estar en el registro, o el número puede estar dado de baja. Significa que no puede aplicar el tratamiento sin aclararlo.
El resultado, con la fecha, se archiva junto a la factura. No porque alguien lo exija en ese momento, sino porque es la única forma en la que dentro de dos años podrá acreditar qué sabía usted entonces.
El número del cliente en la factura
Va en la factura, visible, junto al suyo. No es cortesía: es el dato que acredita que la otra parte es empresario y que el impuesto se liquida allí. Sin él, en la factura hay una justificación sin fundamento. La lista completa está en requisitos de la factura.
El caso que más desconcierta: el cliente que «no sale»
Un cliente real, dado de alta, que paga puntualmente, y cuyo número no aparece como válido en la consulta europea. Ocurre a menudo y casi nunca es un fraude: lo habitual es que la empresa no esté dada de alta en el registro de operadores intracomunitarios, o que el número lleve tiempo de baja porque dejó de operar dentro de la Unión.
Lo que no cambia es la consecuencia: sin un número operativo, el fundamento del tratamiento no está acreditado. Y la conversación correcta es la anterior a emitir, no la posterior. Un correo de dos líneas —«antes de emitir necesito confirmar tu número intracomunitario, la consulta europea me lo da como no operativo»— resuelve el asunto en un día y evita rectificar una factura después.
Rectificar, por cierto, no es borrar: una factura emitida se corrige con otra factura, y las dos se quedan en la serie. Motivo de más para comprobar antes.