Rechnungsgenerator › Rechnungsangaben Schweiz

Rechnung Schweiz: welche Angaben Pflicht sind

Die Liste ist kurz, und drei Zeilen darauf gibt es im Inland nicht. An genau diesen drei scheitern die Rechnungen, die zurückkommen.

Die Liste zum Abhaken

In der Reihenfolge, in der die Angaben auf der Rechnung stehen:

• Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift, wie steuerlich geführt
• Name und vollständige Anschrift des schweizerischen Kunden
• Ihre eigene Steuernummer oder USt-IdNr.
• UID des Kunden, in der Form CHE-123.456.789, bei Mehrwertsteuerpflicht mit dem Zusatz MWST — geprüft, mit Datum in der Ablage
• Rechnungsdatum, und der Leistungszeitpunkt, wenn er abweicht
• Rechnungsnummer: fortlaufend und einmalig
• Art und Umfang der Leistung, in einer Formulierung, die der Kunde wiedererkennt
• Nettobetrag
• Steuerzeile — mit 0,00 €, nicht weggelassen
• Rechnungszusatz: der Satz, der begründet, warum keine Steuer ausgewiesen ist
• Währung in Buchstaben, und bei Fremdwährung Kurs mit Kursdatum
• Bankverbindung, Zahlungsziel, und wer die Bankgebühren trägt

Die drei fett gesetzten sind die, die im Inland fehlen dürfen und hier nicht.

Die UID, und warum das Format zählt

Die schweizerische Unternehmens-Identifikationsnummer besteht aus dem Kürzel CHE und neun Ziffern und wird in Dreiergruppen geschrieben: CHE-123.456.789. Ein Unternehmen, das für die Mehrwertsteuer registriert ist, führt zusätzlich das Kürzel MWST hinter der Nummer.

Das Format zählt, weil die Nummer nachprüfbar ist: das UID-Register des Bundes ist öffentlich, und die Abfrage ist die einzige Auskunft, von der die ganze steuerliche Behandlung abhängt — ob die Gegenseite ein Unternehmen ist oder nicht. Wer sie einmal einträgt statt sie zu prüfen, hat einen Beleg für etwas, das er nicht weiß.

Der Rechnungszusatz

Der Satz, der die Null in der Steuerzeile begründet. Für eine Dienstleistung an ein schweizerisches Unternehmen:

Nicht im Inland steuerbare Leistung an einen Leistungsempfänger mit Sitz in der Schweiz. Die Steuer ist vom Leistungsempfänger nach den Vorschriften seines Landes zu erklären.

Nicht «Reverse Charge gemäß Artikel 196»: dieser Verweis gehört zwischen zwei EU-Ländern und nicht hierher. Warum, steht auf der Seite zur Rechnung an ein Schweizer Unternehmen.

Der Zusatz steht in der Höhe der Summen, direkt unter dem Nettobetrag, in normaler Schriftgröße. Nicht in der Fußzeile: dort wird er überlesen und die Rückfrage kommt trotzdem.

Währung, Kurs, Gebühren

Drei Angaben, die keine Pflicht sind und über bezahlt oder nachgefragt entscheiden. Die Währung in Buchstaben, weil ein Betragszeichen mehrdeutig ist. Der Kurs mit Datum, sobald die Rechnung nicht in Ihrer Buchführungswährung lautet — sonst rechnet die Gegenseite selbst um und die Zahlung passt nicht auf den offenen Betrag. Und die Angabe, wer die Bankgebühren trägt: eine Franken-Überweisung nach Deutschland ist keine SEPA-Zahlung, und die Gebühren können beim Empfänger abgezogen werden.

Was nicht auf die Rechnung gehört

Eine erfundene «USt-IdNr.» des schweizerischen Kunden — er hat keine. Der Verweis auf eine EU-Richtlinie. Eine deutsche Umsatzsteuer, die bei einer nicht steuerbaren Leistung nichts zu suchen hat. Und der Reverse-Charge-Satz gegenüber einer Privatperson, bei der es keinen Unternehmer gibt, auf den sich etwas verlagern ließe: dieser Fall steht auf der Seite zu den Schweizer Privatkunden.

Die Reihenfolge ist die halbe Arbeit

Pflichtangaben sind kein Wissensproblem, sondern ein Wiederholungsproblem: man kennt sie und lässt trotzdem eine weg, weil die Rechnung zwischen zwei Terminen entsteht. Dagegen hilft nicht besseres Erinnern, sondern eine Reihenfolge, die immer dieselbe ist — beide Anschriften, beide Nummern, Datum, Rechnungsnummer, Leistung, Betrag, Steuerzeile, Zusatz, Währung, Bankverbindung.

Und ein letzter Blick auf die Steuerzeile, weil dort der Fehler sitzt, der zurückkommt: eine Null ohne Begründung ist für die Gegenseite nicht verbuchbar, und die einfachste Reaktion darauf ist, die Rechnung zurückzuschicken.

Der Generator auf dieser Seite stellt die Felder in dieser Reihenfolge und lässt den Zusatz nicht vergessen, wenn keine Steuer ausgewiesen wird. Nicht weil er schöner wäre als eine Textverarbeitung, sondern weil er an der Stelle erinnert, an der man es sonst vergisst.

Die UID prüfen: was Sie sehen und was es bedeutet

Die Abfrage im UID-Register liefert mehr als ein Ja oder Nein, und drei der Angaben sind für Ihre Rechnung entscheidend.

• Firmenname und Sitz. Müssen mit dem übereinstimmen, was Sie auf die Rechnung schreiben. Ein Kunde, der unter einem Kürzel oder einem Markennamen auftritt, ist steuerlich unter einem anderen Namen geführt — und die Rechnung braucht den anderen.
• Der Zusatz MWST. Er sagt, dass das Unternehmen für die Mehrwertsteuer registriert ist. Eine UID ohne diesen Zusatz gehört zu einem eingetragenen Unternehmen, das nicht mehrwertsteuerpflichtig ist — das ist kein Widerspruch und kein Fehler, aber es ist eine Rückfrage wert, bevor Sie von der Bezugsteuer ausgehen.
• Der Status. Eine gelöschte oder inaktive Nummer ist keine Grundlage für irgendetwas. Wer eine Nummer aus einer alten Bestellung übernimmt, übernimmt manchmal eine, die es nicht mehr gibt.

Das Ergebnis, mit Datum, gehört zur Rechnung in dieselbe Ablage. Nicht weil es jemand verlangt, sondern weil es die einzige Form ist, in der Sie in zwei Jahren belegen können, was Sie damals wussten.

Häufige Fragen