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Rechnung ins Ausland stellen

Die eigentliche Frage ist nicht, wie man eine Auslandsrechnung formatiert. Sie ist, welcher von drei Fällen vorliegt — denn davon hängt ab, ob Umsatzsteuer auf die Rechnung kommt, und wenn nicht, mit welcher Begründung.

Zwei Fragen, und der Fall ist bestimmt

Frage eins: ist der Kunde ein Unternehmen? Nicht dem Anschein nach, sondern belegt durch eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Diese eine Frage trennt die beiden Welten, in denen völlig unterschiedliche Regeln gelten, und sie wird erstaunlich oft übersprungen.

Frage zwei: sitzt der Kunde in der EU? Damit sind Sie in einem der drei Fälle: EU-Unternehmen, Unternehmen außerhalb der EU, oder Privatperson. Alles Weitere folgt daraus.

Bei einem EU-Unternehmen greift für die meisten Dienstleistungen das Reverse-Charge-Verfahren: keine Umsatzsteuer im Betrag, beide USt-IdNr. auf dem Dokument, ein Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Empfängers.

Bei einem Unternehmen außerhalb der EU fällt meist ebenfalls keine Umsatzsteuer an, aber aus einem anderen Grund: die Leistung ist dort nicht steuerbar, wo Sie sitzen. Der Hinweis auf der Rechnung lautet entsprechend anders, und es gibt keinen Richtlinienverweis, weil es keine Richtlinie gibt, die dafür einschlägig wäre.

Bei einer Privatperson ist die Antwort meist die unbequemste: Sie berechnen Umsatzsteuer, und je nach Leistungsart und Zielland kann es der Satz des Kundenlandes sein statt Ihres eigenen. Für digitale Leistungen an Verbraucher innerhalb der EU gibt es dafür ein eigenes Verfahren — und das ist der Punkt, an dem sich ein Gespräch mit dem Steuerberater bezahlt.

Der Leistungsort ist der Begriff, der alles entscheidet

Hinter allen drei Fällen steht dieselbe Frage: in welchem Land gilt die Leistung als erbracht. Bei Dienstleistungen zwischen Unternehmen ist das im Regelfall der Sitz des Kunden — und genau daraus ergibt sich, dass Sie keine Umsatzsteuer aufschlagen und er sie selbst erklärt.

Es gibt Gruppen von Leistungen, bei denen der Ort woanders liegt und die Regel deshalb nicht greift. Die praktisch wichtigsten: Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück liegen dort, wo das Grundstück liegt. Eintritt zu Veranstaltungen liegt dort, wo die Veranstaltung stattfindet. Personenbeförderung folgt der Strecke. Wer Software schreibt, gestaltet, berät oder übersetzt, fällt fast immer in den Regelfall — wer eine Messe bespielt oder auf einer Baustelle tätig wird, sollte nachfragen.

Was Sie aufbewahren müssen, und warum

Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ist eine Behauptung, für die Sie im Zweifelsfall den Beleg vorlegen. Drei Dinge lohnen die halbe Minute, die sie kosten.

Die Prüfung der USt-IdNr., mit Datum. Ein Bildschirmfoto des MIAS-Ergebnisses genügt. Entscheidend ist der Zeitpunkt der Leistung: dass die Nummer heute gültig ist, sagt nichts darüber, ob sie es vor zwei Jahren war.

Ein Nachweis, wo der Kunde sitzt. Bei größeren Beträgen oder bei Kunden mit Niederlassungen in mehreren Ländern ist die Ansässigkeitsbescheinigung das Dokument, das die Frage beendet, bevor sie gestellt wird.

Der Auftrag oder die Bestellung. Sie zeigt, was geschuldet war, und damit welcher Leistungsart der Vorgang zuzuordnen ist. Wenn drei Jahre später jemand wissen will, ob es Beratung oder eine Grundstücksleistung war, ist das die einzige Quelle.

Die Währung, und wer das Kursrisiko trägt

Sie dürfen in Fremdwährung abrechnen, und bei internationalen Kunden ist es oft das Naheliegende. Zwei Dinge gehören dann geklärt, bevor die erste Rechnung hinausgeht.

Erstens: Ihre Buchhaltung braucht den Betrag in Ihrer Währung, umgerechnet zu einem nachvollziehbaren Kurs — üblicherweise dem des Leistungs- oder Zahlungszeitpunkts. Notieren Sie ihn zur Rechnung; drei Monate später ist er schwer zu rekonstruieren.

Zweitens: der Kurs bewegt sich zwischen Angebot und Zahlung, und irgendwer trägt diese Bewegung. In Fremdwährung abzurechnen bedeutet, dass Sie sie tragen. Bei einem Auftrag über wenige Tage ist das kein Thema, bei einem Projekt über sechs Monate ist es eine Position, die in das Angebot gehört und nicht in eine spätere Diskussion.

Wenn der ausländische Kunde nicht zahlt

Bei einer offenen Rechnung im eigenen Land wissen Sie, wie es weitergeht. Über die Grenze wird derselbe Vorgang unverhältnismäßig teuer, und deshalb entscheidet sich die Sache lange vorher — nämlich bei dem, was im Angebot steht.

Die Wahrheit über die Rechtsdurchsetzung ist unbequem: bei einem Betrag von wenigen tausend Euro übersteigen die Kosten, einen Anspruch in einem anderen Land geltend zu machen, häufig den Anspruch selbst. Es gibt innerhalb der EU vereinfachte Verfahren für unbestrittene Forderungen, und sie funktionieren — aber sie kosten Zeit und setzen voraus, dass die Forderung dokumentiert ist. Außerhalb der EU wird es schnell zu einer Frage, ob es sich lohnt.

Was tatsächlich wirkt, liegt vor der Arbeit. Eine Anzahlung bei neuen Kunden — ein Drittel ist üblich und wird selten diskutiert. Zahlung in Etappen bei längeren Projekten, sodass ein Ausfall eine Etappe kostet und nicht das Projekt. Und die Übergabe des Ergebnisses gegen Zahlung, nicht davor: wer die Dateien schon hat, hat es weniger dringend.

Wenn eine Rechnung dann trotzdem offen bleibt, ist die Reihenfolge banal und funktioniert besser als ihr Ruf. Eine sachliche Erinnerung nach dem Fälligkeitsdatum, ohne Vorwurf — bei großen Kunden ist die häufigste Ursache tatsächlich, dass die Rechnung in einem Freigabeprozess hängt. Dann eine zweite mit einem konkreten Datum. Dann der Anruf, der in fünf Minuten klärt, was drei E-Mails nicht geklärt haben. Und erst danach die Frage, ob der Betrag eine Eskalation wert ist.

Ein Detail, das dabei mehr hilft als jede Formulierung: ein Datum auf der Rechnung statt einer Frist. „Zahlbar bis 30.09.2026“ macht eine Erinnerung zu einer Feststellung. „30 Tage netto“ macht sie zu einer Diskussion darüber, wann die Frist begann.

Häufige Fragen