Rechnung schreiben, ohne Anmeldung

Ausfüllen, Vorschau prüfen, als PDF speichern. Kein Konto, keine E-Mail-Adresse, kein Wasserzeichen — und die Felder, die bei einer Rechnung ins Ausland tatsächlich gebraucht werden, sind bereits vorhanden.

Was auf einer Rechnung stehen muss

Die Liste ist kürzer, als die meisten befürchten, aber jede Zeile hat einen Grund. Eine Rechnung braucht den vollständigen Namen und die Anschrift beider Seiten — nicht das Kürzel, unter dem Sie im E-Mail-Verkehr auftreten, sondern die Bezeichnung, unter der Sie steuerlich geführt werden. Sie braucht Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Sie braucht ein Rechnungsdatum und eine Rechnungsnummer. Sie braucht Menge und Art der Leistung in einer Formulierung, die der Kunde wiedererkennt. Und sie braucht den Nettobetrag, den Steuersatz mit dem Steuerbetrag — oder, wenn keine Steuer anfällt, den Grund dafür.

Der letzte Punkt ist der, an dem Rechnungen ins Ausland scheitern. Ein Betrag ohne Umsatzsteuer und ohne Begründung ist für die Buchhaltung der Gegenseite unbrauchbar: sie kann nicht entscheiden, wie sie den Vorgang verbucht, und schickt die Rechnung zurück. Nicht weil sie unzufrieden ist, sondern weil ihr eine Angabe fehlt, die sie selbst braucht.

Alles darüber hinaus ist Bequemlichkeit. Ein Logo, eine Bestellnummer, Zahlungsbedingungen — nützlich, aber nicht das, was die Rechnung gültig macht. Deshalb steht in diesem Generator nichts, was Sie erst konfigurieren müssten, bevor die erste Rechnung herauskann.

Die Rechnungsnummer ist der Teil, den man improvisiert und später bereut

Die meisten Rechtsordnungen erwarten eine fortlaufende, lückenlose und eindeutige Nummerierung. Das klingt harmlos, bis der erste Entwurf gelöscht wird, das Jahr wechselt oder zwei Rechnungen am selben Tag hinausgehen. Ein improvisiertes Schema hält genau so lange, bis einer dieser drei Fälle eintritt.

Ein Schema, das trägt, hat drei Teile: ein festes Präfix, das Jahr und einen Zähler, der nie zurückgesetzt und nie übersprungen wird. RE-2026-001 ist unauffällig und funktioniert. Wichtig ist nicht die Form, sondern dass Sie sie ein Jahr lang durchhalten — und dass eine gelöschte Rechnung keine Lücke hinterlässt, sondern eine Storno-Rechnung mit eigener Nummer.

Wenn Sie hier eine Nummer von Hand eintragen, wird sie übernommen. Der Generator schlägt die nächste vor, schreibt sie aber nicht vor: er weiß nicht, wo Ihre Zählung steht, und tut nicht so, als wüsste er es.

Drei Felder, die es nur bei Auslandsrechnungen gibt

Das erste ist die USt-IdNr. des Kunden. Ohne sie können Sie innerhalb der EU nicht ohne Umsatzsteuer abrechnen — sie ist der Nachweis, dass die Gegenseite ein Unternehmen ist, und sie gehört auf die Rechnung, nicht nur in Ihre Unterlagen. In Deutschland ist es das Präfix DE gefolgt von neun Ziffern, also DE123456789. Was mit einem Schrägstrich kommt, ist eine Steuernummer und nicht die Nummer, die Sie brauchen.

Das zweite ist die steuerliche Behandlung. Es gibt drei sinnvolle Antworten: Regelsteuersatz, Reverse Charge, oder keine Umsatzsteuer — und jede erzeugt eine andere Zeile auf dem Dokument. Der Generator schreibt diese Zeile für Sie, weil es die Zeile ist, an der die Rechnung durchgeht oder zurückkommt.

Das dritte ist die Währung. Eine Zahl ohne Währung ist auf einer grenzüberschreitenden Rechnung eine Einladung zum Missverständnis, und zwar in beide Richtungen. Zehn Währungen sind hinterlegt; das Symbol steht, wie im deutschen Sprachraum üblich, hinter dem Betrag.

Warum das PDF im Browser entsteht

Nichts, was Sie hier eintragen, verlässt Ihr Gerät. Die Rechnung wird von Ihrem Browser gedruckt beziehungsweise als PDF gespeichert — es gibt keinen Upload, kein Konto und keine E-Mail-Adresse. Das ist kein Datenschutzversprechen in Prosa, sondern eine Eigenschaft der Bauweise: es existiert kein Server, der die Daten annehmen könnte.

Der praktische Vorteil daneben: es geht schneller. Ausfüllen, in der Vorschau nachsehen, speichern. Was Sie sehen, ist das, was beim Kunden ankommt — dieselbe Anordnung, dieselben Schriften, das Logo dort, wo Sie es hingelegt haben.

Was nach dem PDF passiert — der Teil, den niemand plant

Eine Rechnung ist erst dann erledigt, wenn sie bezahlt und aufbewahrt ist, und der zweite Teil wird regelmäßig vergessen. Es gibt Aufbewahrungspflichten für Ausgangsrechnungen, und sie liegen je nach Land bei etwa acht bis zehn Jahren. Das bedeutet: das PDF, das Sie in fünf Minuten erzeugt haben, müssen Sie in acht Jahren noch finden können.

Der Dateiname entscheidet darüber mehr als jedes Ordnersystem. Ein Schema, das nach Jahren noch funktioniert, beginnt mit dem Datum in der Reihenfolge Jahr-Monat-Tag, dann die Rechnungsnummer, dann der Kunde: 2026-08-04_RE-2026-014_Nordwind-GmbH.pdf. So sortiert sich der Ordner von selbst chronologisch, und die Suche nach einer Nummer findet genau eine Datei. Wer mit rechnung_final_neu.pdf arbeitet, sucht irgendwann Stunden.

Zweitens: legen Sie die Rechnung an zwei Orten ab, von denen einer nicht Ihr Rechner ist. Ein defektes Notebook ist kein Argument gegenüber einer Steuerprüfung, und die Rekonstruktion von zwei Jahren Ausgangsrechnungen aus E-Mail-Postfächern ist eine Arbeit, die niemand freiwillig macht.

Und drittens, weil es dieselbe Akte betrifft: notieren Sie zur Rechnung, was Sie beim Schreiben wussten und in drei Jahren vergessen haben werden. Bei einer Fremdwährungsrechnung den Umrechnungskurs. Bei einer Rechnung ohne Umsatzsteuer die Prüfung der USt-IdNr. mit Datum. Bei einer strittigen Position die E-Mail, in der der Kunde sie beauftragt hat. Es sind jeweils dreißig Sekunden, und sie sind der Unterschied zwischen einer Nachfrage und einem Problem.

Häufige Fragen