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Pflichtangaben auf einer Rechnung ins EU-Ausland

Die Liste ist fast dieselbe wie im Inland. Drei Angaben kommen dazu, und genau an diesen drei scheitern die Rechnungen, die zurückgeschickt werden.

Die Angaben, die jede Rechnung braucht

Zuerst der Teil, der sich nicht ändert, ob der Kunde in derselben Stadt oder in einem anderen Mitgliedstaat sitzt. Eine Rechnung braucht den vollständigen Namen und die Anschrift beider Seiten — die Bezeichnung, unter der Sie steuerlich geführt werden, nicht das Kürzel aus Ihrer E-Mail-Signatur. Sie braucht Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Sie braucht das Rechnungsdatum und, wenn es davon abweicht, den Zeitpunkt der Leistung. Sie braucht eine Rechnungsnummer, die fortlaufend und einmalig ist. Sie braucht Menge und Art der Leistung, in einer Formulierung, die der Kunde wiedererkennt. Und sie braucht das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, mit dem Steuerbetrag — oder, wenn keine Steuer anfällt, mit dem Grund dafür.

Der letzte Halbsatz ist der wichtigste des ganzen Themas. Ein Betrag ohne Umsatzsteuer und ohne Begründung ist für die Buchhaltung der Gegenseite unbrauchbar. Sie kann nicht entscheiden, wie sie den Vorgang verbucht, und das Einfachste, was sie dann tun kann, ist die Rechnung zurückzuschicken. Nicht aus Unzufriedenheit, sondern weil ihr eine Angabe fehlt, die sie für ihre eigene Erklärung braucht.

Die drei, die im EU-Ausland dazukommen

Erstens: die USt-IdNr. beider Seiten. Nicht nur Ihre — auch die des Kunden, und zwar auf der Rechnung sichtbar. Das ist keine Höflichkeit: die Nummer der Gegenseite ist der Nachweis, dass es sich um ein Unternehmen handelt und dass die Steuer bei ihm zu erklären ist. Ohne diese Nummer fehlt die Grundlage für die Behandlung, die Sie auf der Rechnung anwenden. Und sie will nicht nur abgeschrieben, sondern geprüft werden: die Kommission stellt dafür eine Abfrage bereit, und das Ergebnis gehört in die Ablage zur Rechnung, mit Datum.

Zweitens: der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Es genügt nicht, die Umsatzsteuerzeile weglassen. Es muss auf der Rechnung stehen, warum sie fehlt. Die Formulierung dafür ist kurz und in beiden Sprachen üblich; sie steht mit den Varianten auf der Seite zum Muster und zur Formulierung.

Drittens: die Währung, und was aus ihr folgt. Eine Rechnung darf in einer anderen Währung als der eigenen ausgestellt werden. Sobald sie das ist, braucht die Buchhaltung beider Seiten einen Kurs und ein Datum, auf das er sich bezieht. Wer den Kurs nicht auf die Rechnung schreibt, überlässt die Umrechnung der Gegenseite — und bekommt später eine Zahlung, die nicht zum offenen Betrag passt.

Was nicht dazugehört, aber trotzdem hilft

Eine Bestellnummer oder ein Aktenzeichen der Gegenseite ist keine Pflichtangabe und beschleunigt die Zahlung mehr als jede Mahnung: bei größeren Kunden liegen Rechnungen ohne diese Nummer in einem Klärungsvorgang, nicht in der Zahlungsfreigabe. Zahlungsziel und Bankverbindung sind ebenfalls nicht vorgeschrieben, aber eine Rechnung ohne IBAN ist eine Aufforderung, sich zu melden statt zu zahlen. Und die Angabe, in welchem Land die Leistung erbracht wurde, ist bei Tätigkeiten mit besonderem Leistungsort das, was der Steuerberater der Gegenseite zuerst sucht.

Der Fehler, der am häufigsten vorkommt

Nicht eine fehlende Angabe, sondern eine falsche Annahme: dass die Behandlung vom Sitz des Kunden abhängt. Sie hängt davon ab, wo die Leistung ihren Ort hat und ob der Kunde ein Unternehmen ist. Ein Kunde in Frankreich kann drei verschiedene Rechnungen erfordern, je nachdem was Sie für ihn getan haben und in welcher Eigenschaft er auftritt. Welcher der Fälle vorliegt, ist die Frage, die die Seite Rechnung ins Ausland durchgeht — und es ist die Frage, die man einmal klärt und danach nur noch anwendet.

Die Prüfung, die man einmal einrichtet

Pflichtangaben sind kein Wissensproblem, sondern ein Wiederholungsproblem: man weiß sie und lässt trotzdem eine weg, weil man die Rechnung zwischen zwei Terminen schreibt. Wirksam dagegen ist nicht besseres Erinnern, sondern eine Reihenfolge, die immer dieselbe ist — beide Anschriften, beide Nummern, Datum, Nummer, Leistung, Betrag, Begründung — und ein letzter Blick auf die Steuerzeile, weil dort der Fehler sitzt, der zurückkommt.

Der Generator auf dieser Seite ist so gebaut, dass die Felder in dieser Reihenfolge stehen und die Begründung nicht vergessen werden kann, wenn keine Steuer ausgewiesen wird. Das ist der einzige Grund, warum er existiert: nicht um schöner zu sein als eine Textverarbeitung, sondern um an der Stelle zu erinnern, an der man es sonst vergisst.

Und die Ablage: zu jeder Rechnung ins EU-Ausland gehören zwei Dinge zusammen aufbewahrt — das PDF und das Ergebnis der Nummernabfrage mit Datum. Wer beides im selben Ordner hat, kann eine Frage nach zwei Jahren mit einem Dokument beantworten statt mit einer Erinnerung.

Die Liste zum Abhaken

Dieselben Angaben wie oben, in der Reihenfolge, in der sie auf der Rechnung stehen — zum Durchgehen, bevor das PDF herausgeht:

• Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift, wie steuerlich geführt
• Name und vollständige Anschrift des Kunden
• Ihre USt-IdNr.
• USt-IdNr. des Kunden — geprüft, mit Datum in der Ablage
• Rechnungsdatum
• Leistungszeitpunkt oder -zeitraum, wenn er abweicht
• Rechnungsnummer: fortlaufend und einmalig
• Menge und Art der Leistung, in der Sprache des Kunden verständlich
• Nettobetrag je Steuersatz
• Steuerbetrag oder der Grund, warum keiner ausgewiesen ist
• Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, wo er zutrifft
• Währung und, bei Fremdwährung, Kurs mit Kursdatum
• Bankverbindung und Zahlungsziel — keine Pflicht, aber der Unterschied zwischen bezahlt und nachgefragt

Die drei fett gesetzten Zeilen sind die, die im Inland fehlen dürfen und im EU-Ausland nicht. Wenn eine Rechnung zurückkommt, ist es fast immer eine davon.

Häufige Fragen