Générateur de factures › Mentions obligatoires

Mentions obligatoires d'une facture à l'étranger

La liste est presque la même que pour le marché national. Trois mentions s'ajoutent, et c'est exactement sur ces trois-là qu'échouent les factures qui reviennent.

La liste, dans l'ordre où elle figure sur la facture

• Votre nom complet et votre adresse, tels qu'immatriculés
• Nom et adresse complète du client
• Votre numéro de TVA
• Numéro de TVA du client — vérifié, avec la date classée
• Date de la facture, et celle de la prestation si elle diffère
• Numéro de facture : continu et unique
• Désignation : ce que vous avez fait, dans des mots que le client reconnaît
• Montant hors taxes
• Montant de TVA ou le motif pour lequel il n'y en a pas
• La mention qui justifie ce motif
• La devise en lettres et, si ce n'est pas la vôtre, le taux de change avec sa date
• Coordonnées bancaires, délai de règlement, et qui supporte les frais bancaires

Les trois en gras sont celles qui peuvent manquer sur une facture nationale et pas ici. Quand une facture revient, c'est presque toujours l'une des trois.

Le motif compte plus que le montant

Il ne suffit pas de retirer la ligne de TVA : il faut dire pourquoi elle manque. Un montant sans taxe et sans justification est inutilisable pour la comptabilité d'en face, qui ne peut pas décider comment l'enregistrer. Et le plus économique qu'elle puisse faire est de renvoyer la facture.

C'est pourquoi la ligne de taxe reste, avec un zéro, et la mention se place juste en dessous. Les trois variantes sont sur autoliquidation, et le détail des situations à zéro est sur facture sans TVA.

Ce qui n'est pas obligatoire et aide quand même

Un numéro de commande ou une référence du client n'est pas une mention obligatoire et accélère le règlement plus que n'importe quelle relance : chez les clients d'une certaine taille, les factures sans cette référence sont dans un dossier à clarifier, pas dans la file de paiement. Les coordonnées bancaires et le délai ne sont pas non plus prescrits, mais une facture sans IBAN est une invitation à vous écrire au lieu de vous payer.

Et une ligne que presque personne ne met : qui supporte les frais bancaires. Un virement depuis l'extérieur de la zone SEPA peut arriver avec une retenue, et clarifier trente euros coûte plus de trente euros.

La conservation est la moitié du travail

Il existe des obligations de conservation des factures émises, et selon le pays elles se comptent en années. Cela veut dire que le PDF produit en cinq minutes doit pouvoir être retrouvé longtemps après.

Le nom du fichier décide de cela plus que n'importe quelle arborescence. Un schéma qui tient commence par la date en ordre inverse, continue par le numéro et finit par le client : 2026-09-07_2026-0147_Nordwind.pdf. Et à côté de chaque facture intracommunautaire, le résultat de la vérification du numéro avec sa date : ce sont deux documents qui se conservent ensemble.

Une vérification qui s'installe une fois

Les mentions obligatoires ne sont pas un problème de connaissance mais de répétition : on les sait et on en laisse une de côté quand même, parce que la facture s'écrit entre deux rendez-vous. Contre cela, mieux se souvenir n'aide pas ; un ordre toujours identique aide — les deux adresses, les deux numéros, la date, le numéro de facture, la désignation, le montant hors taxes, la ligne de taxe, la mention, la devise, les coordonnées bancaires.

Et un dernier regard sur la ligne de taxe, parce que c'est là que se trouve l'erreur qui revient : un zéro sans justification n'est pas enregistrable pour l'autre partie, et la réaction la plus économique est de renvoyer la facture.

Le générateur de cette page place les champs dans cet ordre et ne permet pas d'oublier la mention quand la taxe n'est pas facturée. Il existe pour cette raison : non pour être plus joli qu'un traitement de texte, mais pour rappeler à l'endroit exact où l'on oublie.

Questions fréquentes