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Rechnung in die USA stellen

Zwei Dinge sind hier anders als bei einem EU-Kunden: die Begründung für die fehlende Umsatzsteuer sieht anders aus, und eine IBAN allein genügt der Gegenseite oft nicht.

Der EU-Verweis gehört hier nicht hin

Die Formulierung mit Artikel 196 der Richtlinie 2006/112/EG richtet sich an Umsätze innerhalb der Union. Ein Kunde in den Vereinigten Staaten ist kein Fall dieser Richtlinie, und der Verweis wäre auf der Rechnung eine Begründung, die auf den Sachverhalt nicht passt. Was bleibt, ist der Hinweis in der allgemeinen Form: dass die Leistung an einen Empfänger außerhalb der EU erbracht wurde und die Umsatzsteuer deshalb nicht ausgewiesen wird.

Für die US-Buchhaltung ist dieser Satz übrigens nicht der wichtigste. Sie kennt keine Vorsteuer und rechnet nicht mit einer Steuerzeile, die sie zurückholen könnte. Wichtig ist ihr, dass der Betrag eindeutig ist und dass niemand später behauptet, es sei noch etwas offen. Ein Nettobetrag ohne Steuerzeile, mit einem Satz Begründung darunter, ist genau das.

Sales Tax betrifft Sie nicht

Die häufigste Sorge ist unbegründet: die US-Verkaufssteuer der einzelnen Bundesstaaten ist keine Steuer, die ein europäischer Dienstleister auf seine Rechnung setzt. Sie wird nicht ausgewiesen, nicht aufgeschlagen und nicht abgeführt. Wenn ein Einkauf eine solche Steuer auslöst, ist das eine Frage auf der Seite des Kunden — nicht eine Zeile auf Ihrer Rechnung.

Das Formular, nach dem gefragt wird

Bei größeren US-Kunden kommt regelmäßig die Bitte, ein Formular auszufüllen, bevor die erste Zahlung freigegeben wird. Für ein Unternehmen außerhalb der USA ist es üblicherweise das Formular W-8BEN-E, für eine natürliche Person W-8BEN. Es dient dem Kunden als Nachweis, dass er keinen Steuerabzug vornehmen muss. Das ist kein Alarmzeichen und kein Zeichen von Misstrauen: es ist der Vorgang, ohne den die Kreditorenbuchhaltung Ihre Rechnung nicht zur Zahlung stellen darf. Wer weiß, dass die Frage kommt, verliert damit keine zwei Wochen.

Die Zahlungsangaben — der Teil, der wirklich Zeit kostet

Eine IBAN ist innerhalb Europas alles, was gebraucht wird. Eine US-Bank kennt das Format, aber die Maske, in die die Buchhaltung tippt, verlangt meistens andere Felder: den vollständigen Namen der Bank, ihre Anschrift, den SWIFT- oder BIC-Code und den Namen des Kontoinhabers genau so, wie er bei der Bank geführt wird. Fehlt eines davon, kommt eine Rückfrage — und eine Rückfrage über sieben Zeitzonen kostet zwei Tage pro Runde.

Deshalb gehört auf eine Rechnung in die USA ein vollständiger Block: Kontoinhaber, Bank, Bankadresse, IBAN, SWIFT/BIC. Wer zusätzlich einen Zahlungsdienst anbietet, der lokal in den USA einziehen kann, bekommt in der Praxis schneller Geld — nicht weil die Überweisung schneller ist, sondern weil sie ohne Rückfrage durchgeht.

Währung, Kurs und das Datum dazu

In USD abzurechnen ist bequem für den Kunden und verlagert das Währungsrisiko auf Sie: zwischen Ausstellung und Zahlung liegen bei Net-30 dreißig Tage, und der Kurs bewegt sich in dieser Zeit. Wer in Euro oder Franken stellt, verlagert es auf den Kunden — der es je nach Größe selbstverständlich akzeptiert oder gar nicht bemerkt. Was in beiden Fällen auf die Rechnung gehört, ist der Kurs und das Datum, auf das er sich bezieht. Ohne diese Angabe rechnet die Gegenseite selbst um, und die Zahlung, die ankommt, passt nicht auf den Betrag, der offen ist.

Zwei Gepflogenheiten, die den Unterschied machen

Net 30 ist die Erwartung, nicht das Entgegenkommen. Wer «zahlbar sofort» schreibt, wird nicht schneller bezahlt, sondern in einen Klärungsvorgang gelegt. Wer Net 30 schreibt und am 31. Tag freundlich nachfragt, wird bezahlt.

Die PO-Nummer ist kein Formalismus. Bei jedem US-Kunden ab einer gewissen Größe entscheidet eine Bestellnummer darüber, ob Ihre Rechnung in der Zahlungsfreigabe landet oder auf dem Stapel «zuzuordnen». Fragen Sie danach, bevor Sie die Rechnung schreiben, und setzen Sie sie oben neben die Rechnungsnummer.

Warum US-Rechnungen langsam bezahlt werden — und woran es nicht liegt

Nicht am guten Willen. Bei einem US-Unternehmen ab einer gewissen Größe läuft eine Eingangsrechnung durch drei Stationen: eine Zuordnung zu einer Bestellung, eine Freigabe durch den Fachbereich und eine Zahlungsfreigabe. An jeder dieser Stationen kann sie liegenbleiben, und sie bleibt genau dann liegen, wenn eine Angabe fehlt, die die Station braucht.

Das erklärt, warum eine Rechnung mit Bestellnummer, vollständigem Bankblock und einem eindeutigen Betrag in dreißig Tagen bezahlt wird, während eine ohne diese Angaben nach sechzig Tagen noch in einem Klärungsvorgang liegt — bei genau demselben Kunden, mit genau derselben Leistung. Die Zahlungsgeschwindigkeit hängt weniger an der Beziehung als an der Vollständigkeit.

Praktische Folge: die zwei Minuten, die es kostet, vor der Rechnung nach einer PO-Nummer und dem richtigen Rechnungsempfänger zu fragen — oft eine eigene Adresse der Kreditorenbuchhaltung, nicht die Ihres Ansprechpartners — sind die zwei Minuten mit der höchsten Rendite in diesem ganzen Vorgang.

Der Bankblock, den eine US-Buchhaltung braucht

Zum Übernehmen — mit allen Feldern, nach denen sonst zurückgefragt wird:

Beneficiary (account holder): vollständiger Name, wie bei der Bank geführt
Beneficiary address: Straße, PLZ, Ort, Land
Bank name: vollständiger Name der Bank
Bank address: Straße, PLZ, Ort, Land
IBAN: …
SWIFT / BIC: …
Currency of account: EUR / CHF
Reference: Rechnungsnummer und PO-Nummer

Die letzte Zeile ist die, die am häufigsten fehlt und am meisten spart: ohne Referenz kommt die Zahlung an und niemand weiß, auf welche Rechnung sie geht — und die Zuordnung übernimmt dann jemand, der Sie dafür anschreibt.

Ein Hinweis, wer die Gebühren trägt, gehört ebenfalls dazu. Eine Auslandsüberweisung aus den USA kann Gebühren beim Empfänger abziehen, und eine Zahlung, die um dreißig Dollar zu niedrig ankommt, erzeugt einen Schriftwechsel, der mehr kostet als die dreißig Dollar. Ein Satz auf der Rechnung — «all bank charges to be borne by the sender» — verhindert ihn.

Häufige Fragen